1. Aktivt og personligt sprog

Vi vil gerne give vores modtager den opfattelse, at vi er et moderne firma, som ønsker dialog. Undgå at distancere dig fra modtageren. Skriv fx personligt ’du/I’ og ’vi/jeg’ – ikke ’man’ eller ’kunden’. Og omskriv passive former af udsagnsordene (verberne) til aktive:

2. Skriv kort og klart

Undgå lange sætninger med mange indskud – de gør det svært for modtageren at forstå budskabet. Opbyg dine sætninger sådan, at de uselvstændige sætninger (ledsætningerne/bisætningerne) står efter helsætningerne:

Pas på med at indlede sætningerne med ord som da, idet, samtidig med, selv om. De ord skal stå inde i helsætningerne. Og indskud kan du sætte ned bagest i sætningen:

Stil gerne direkte spørgsmål:

3. Skab sammenhæng

Husk også overgangene mellem sætningerne. De bedste bindeord (konjunktioner) mellem sætninger og afsnit er de sideordnende: og, men, for, eller og så. Og du må gerne bruge dem både foran komma og punktum.

Men det skaber også sammenhæng at bruge de underordnende bindeord som efter at, for at, fordi, før, hvis, medmindre, mens, når, selvom, uden at til at binde en efterfølgende sætning sammen med den foregående.

Sproget kommer let til at virke koldt, hvis sætningerne er for korte og ikke hænger sammen ved hjælp af bindeord.

4. Skriv forståeligt

Vær konkret og brug ikke abstrakte ord eller fagudtryk. Ord og begreber skal kunne forstås, så lug ud i det interne ”stammesprog” før udsendelse.

5. Skriv det vigtigste for modtageren først

Tænk på opbygningen af budskaberne, så du starter med det vigtigste – set med modtagerens øjne. Hvad har modtageren brug for at vide i den pågældende situation? Hvad har han eller hun brug for at vide først = det overordnede budskab? Kort sagt: Skriv konklusionen først, fx

Du får medhold i din klage.
Desværre må vi afvise din klage.

6. De vigtigste ord forrest

I hver eneste sætning skal de 2-3 vigtigste ord stå forrest. Begynd ikke med tomgangsord som Det er … eller Der er … eller andre fraser, som blot er lig med ’øh’.

7. Skriv ‘du’ i stedet for ‘de’

Vi ønsker ikke at skabe afstand til modtageren, men vil gerne være i øjenhøjde og fremstå som venlige og personlige. Derfor skriver vi ’du’ eller ’I’ til modtageren og ’jeg’ eller ’vi’ om os selv, ikke ’Sund & Bælt’.

8. Personlig overskrift

Skriv ’Kære xx’, hvis brevet har en personlig modtager, i stedet for at bruge overskriften til information om indhold. Det virker mere personligt.

Bruger du en overskrift, skal den indeholde reel information:

9. Venlig hilsen

Afslut med et ’Venlig hilsen’, som også er standard for resten af Sund & Bælts kommunikation.

10. Tekst uden fejl!

Læs altid din tekst igennem med korrekturlæserøjne, inden du sender den af sted. Tjek alle de ord og stavemåder, du er i tvivl om, i en ord- eller håndbog, fx Retskrivningsordbogen, Håndbog i Nudansk eller på www.sproget.dk.

Og få en anden til at læse din korrespondance igennem før afsendelsen, hvis du er i tvivl. Det øger chancen for, at alle fejl er luget ud.